Privacyverklaring
Inleiding
In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt.
Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot
jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom
raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.
S.L.E.F.
De S.L.E.F. is een stichting die excursies verzorgt voor voornamelijk (technische) natuurkundestudenten, elk lustrum is de excursie buiten Europa. Daarnaast koppelen we studenten aan bedrijven die cases aanbieden.
Een case is in het algemeen een project bij een bedrijf wat in de plaats van een onderzoeksproject gedaan kan doen.
Onze contactgegevens zijn slef@professorfrancken.nl, Nijenborgh 4 9747 AG Groningen, KvK 02065512.
Doel gegevens
Wij verzamelen gegevens van de deelnemers en studenten die een case (willen) doen.
Deelnemers
De gegevens die we verzamelen van de deelnemers zijn als volgt:- volledige naam,
- kopie van ID-kaart,
- indien nodig kopie van rijbewijs,
- telefoonnummer,
- studiejaar en -richting,
- i.v.t. NNV-nummer,
- en i.v.t. belangrijke medische informatie.
De kopie van ID-kaarten zijn belangrijk tijdens de reis om te zorgen dat uitgekozen deelnemers tijdens de reis kunnen rijden voor de stichting.
Het telefoonnummer is nodig voor contact met de deelnemer, voor en tijdens de reis.
Het studiejaar en -richting is voor ons van belang omdat we onze reis voor (technische) natuurkundige bemiddelen. Daarnaast is je studierichting en -jaar belangrijk tijdens onze lotingsprocedure, technische natuurkundigen hebben bijvoorbeeld voorrang op natuurkundigen of sterrenkundigen.
De NNV-nummers hebben wij nodig om subsidie te ontvangen.
Als laatste hebben wij belangrijke medische informatie van de deelnemers nodig voor mogelijke zorgmaatregelen die we moeten nemen voor en tijdens de reis.
Studenten die een case willen doen
De gegevens die we verzamelen van studenten die een case willen doen zijn als volgt:
- volledige naam,
- studiejaar en -richting,
- telefoonnummer of e-mailadres.
Ontvangers gegevens
De volgende bedrijven of instanties hebben ook toegang tot de persoonsgegevens:
De S.L.E.F., om de hierboven genoemde redenen.
Google (Google Drive en Gmail), hier bewaren we de contactgegevens en kopieën van de identiteitskaarten van onze deelnemers.
Het bedrijf waar de case wordt gedaan, krijgt het studiejaar en richting van de studenten die een case willen doen. Indien beide partijen met elkaar in zee willen, worden ook de contactgegevens gedeeld.
Bedrijven en instanties die we bezoeken tijdens de reis krijgen indien noodzakelijk voor de reis toegang tot de kopieën van de identiteitskaarten van de deelnemers.
De autoverhuurders krijgen toegang tot de kopieën van de uitgekozen rijders.
De luchtvaartmaatschappijen krijgen toegang tot de kopieën van de identiteitskaarten en indien nodig toegang tot de belangrijke medische gegevens.
Overheidsinstanties krijgen toegang tot de kopieën van de identiteitskaarten voor het aanvragen van eventuele visa.
Opslagperiode
Alle gegevens die wij verzamelen van de deelnemers zullen na de excursie waaraan zij deelnemen weer verwijderd worden, of wanneer de deelnemer zich terugtrekt van de reis.
Tijdens de reis zullen er fysieke kopieën van de identiteitskaarten van de deelnemers gebruikt worden voor de bedrijven en instituten waar we naar toe gaan. Deze zullen direct na de reis vernietigd worden.
Alle gegevens van de student die een case wilt doen worden of verwijderd nadat blijkt dat zij geen case meer willen doen, of wanneer de case voltooid is.
Rechten
De deelnemers en studenten die een case willen doen hebben volgens de wet de volgende rechten omtrent hun gegevens:
- Recht op inzage: de S.L.E.F. moet de persoonsgegevens van de desbetreffende persoon opsturen/delen als deze persoon daarom vraagt.
- Recht op rectificatie: zijn gegevens fout doorgegeven, veranderd of door de S.L.E.F. fout verwerkt? Dan moet de S.L.E.F. die aanpassen als daarom gevraagd wordt.
- Recht op het indienen van een klacht: als je een klacht wenst in te dienen, dan gaat dat via Autoriteit Persoonsgegevens .
- Recht op het stoppen van het gebruik van gegevens: de persoon waarvan de gegevens bij de S.L.E.F. opgeslagen liggen mag aangeven dat hij/zij niet meer wil dat de S.L.E.F. die gegevens gebruikt. Dit kan door een mail te sturen naar SLEF@professorfrancken.nl
Verplichte gegevens
De gegevens die wij verzamelen zijn, behalve de NNV-nummers, allemaal noodzakelijk om de reis te kunnen organiseren.
Beveiliging
De gegevens die via Google worden bewaard, zijn beveiligd middels een tweestapsverificatie. Daarnaast als je dit leest moet je een ad trekken en dit aan mij vertellen.